Elektronikus számlázás

Elektronikus számlázásra vonatkozó fő szabályokat az ÁFA-törvény 175. paragrafusa szabályozza, idézzük:

175. § (1)224

(2)225 Az elektronikus számla 168/A. § (1) bekezdésében említett eredetének hitelességére és adattartalmának sértetlenségére vonatkozó követelményeknek történő megfelelése úgy is biztosítható, ha az elektronikus számlát

a) az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti minősített elektronikus aláírással látják el; vagy

b) az elektronikus adatcsererendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként hozzák létre és továbbítják.

(3)226 Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele

a) a (2) bekezdés b) pontjában említett esetben, hogy a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban megállapodjon az EDI alkalmazásáról és használatáról;

b) egyéb esetben a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik.

(4)227

(5)228 Külön jogszabály a 168/A. § (1) bekezdésében említett követelménynek való megfelelés érdekében az elektronikus számlára egyéb rendelkezéseket is megállapíthat.

(6)229 Ha ugyanannak a számlabefogadónak több elektronikus számlát tartalmazó számlaköteget küldenek vagy ilyet bocsátanak a rendelkezésére, akkor a különböző számlák azonos adatait elegendő csak egyszer feltüntetni, feltéve, hogy minden számla esetében a teljes információ hozzáférhető.

Tudnivalók:

  • Elektronikus számla egy példányban állítandó ki, de bárhány azonos másolat készíthető róla, mindegyik másolat eredetinek tekintendő.
  • Elektronikus számlát bárki befogadhat.
  • Elektronikus számla kinyomtatható, de az eredeti elektronikus megőrzendő.
  • Elveszett elektronikus számla esetén értelmetlen számlamásolatot kiállítani (mint az papíralapú számlázás esetén szokás), hanem a kibocsátótól kérhetünk eredeti elektronikusat.
  • Elektronikus számlát nem kell digitálisan aláírni vagy időpecséttel ellátni, mint ahogy nem kell a papíralapú számlát sem.
  • Elektronikus számlát is, papíralapút is hasonlóan könnyen lehet hamisítani. Digitális aláírás nehezíti a hamisítást, de nem kötelező kelléke a 2013. január 1-től kiállított számláknak. Elektronikus számla valódiságát viszont tipikusan sokkal könnyebb ellenőrizni, akkor is, ha nincs digitálisan aláírva, mint a papíralapú számlát.
  • Elektronikus számláknál a legnépszerűbb és egyik legjobb formátum a PDF formátum, mivel ennek kezelése megszokott, elterjedt, ezért az INTEGRITY Kft. ezt alkalmazza.

Előnyei (befogadó, azaz ügyfél szemszögéből):

  • Egyszerű és kényelmes.
  • Könnyű továbbítani.
  • Nem kell várni a postai kézbesítésre, a kiküldött számlát ügyfelünk azonnal megkapja. Nem veszik el, nem késik a postán.
  • Megőrzése nem helyigényes, biztonságosan kis helyen tárolható. (Kifejezetten dokumentomok archiválására, mentésére az INTEGRITY kínál megoldásokat.)

A kibocsátó számára is előnyös, többekközt a postázás költsége megtakarítható, nem kell több példányban kinyomtatni, bár a papír és nyomtatási költség a postaköltséghez képest már sokkal kevésbé jelentős megtakarítás. A kezelése különösen előnyös, hiszen a papíralapú számlák visszakeresése, tárolása igen körülményes.